Service
Automatisez les tâches administratives qui reviennent chaque semaine
L’automatisation de processus confie à un agent IA les tâches administratives qui se répètent chaque semaine, comme le traitement des factures, la ressaisie entre outils, les rapports périodiques ou les relances. L’agent lit les documents, en extrait les informations utiles et les enregistre au bon endroit. Vos équipes contrôlent le résultat et traitent les cas particuliers.
- En bref
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Point de départAudit IA, à partir de 800 € HTVA
DélaiFixé avec vous à l’issue de l’audit, selon le périmètre
Le même travail revient chaque semaine
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Des factures encodées à la main
Chaque document entrant est ouvert, lu, puis recopié ligne par ligne dans l’outil de gestion ou de comptabilité.
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Une information recopiée d’un outil à l’autre
Ce qui figure dans un courriel doit encore être saisi dans le logiciel de suivi des clients (CRM), puis dans un tableur, puis dans un rapport.
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Des rapports reconstruits à chaque fois
Les mêmes chiffres sont rassemblés à partir des mêmes sources, à chaque fin de semaine ou de mois.
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Des relances et un classement qui prennent du retard
Quand la charge augmente, ce sont les relances et le rangement des documents qui passent après le reste.
Les tâches qui reviennent chaque semaine
Dans une PME, une partie de l’administratif est répétitive : elle demande surtout du temps. Ouvrir une facture, recopier un montant, mettre un tableau à jour, envoyer une relance, ranger un document : ces gestes se répètent à l’identique, semaine après semaine.
L’automatisation de processus consiste à confier ces gestes à un agent IA. Vos équipes restent responsables du résultat ; elles cessent simplement de tout faire à la main.
Ce que l’agent prend en charge
Voici quelques processus qui s’y prêtent :
- Le traitement des factures et des documents entrants : lecture, extraction des informations utiles, enregistrement au bon endroit.
- La saisie et la ressaisie d’une même information dans plusieurs outils.
- Les rapports récurrents, préparés à partir de vos sources habituelles.
- Les relances, préparées à l’échéance et envoyées selon vos règles.
- Le classement des documents dans les bons dossiers.
Des règles écrites, un contrôle humain
Chaque automatisation repose sur des règles fixées avec vous. Elles précisent ce que l’agent fait seul et ce qu’il soumet à validation. Vos équipes contrôlent le résultat et reprennent la main sur les cas particuliers, ceux qui sortent du cadre prévu.
Pour tout ce qui engage votre entreprise, comme une écriture comptable ou un paiement, la validation humaine reste la règle par défaut.
Pourquoi commencer par un audit
Toutes les tâches répétitives ne méritent pas d’être automatisées. Certaines sont trop rares, d’autres dépendent d’un outil difficile à connecter. L’audit, proposé à partir de 800 € HTVA, regarde chaque tâche avec les personnes qui la réalisent et désigne celles par lesquelles commencer. Vous décidez ensuite sur une base concrète, avant tout développement.
Comment se déroule une mission
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Audit des tâches répétitives
Nous observons avec vos équipes ce qui revient chaque semaine et le temps que cela demande. Vous recevez une feuille de route qui classe les tâches à automatiser par ordre de priorité.
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Règles fixées avec vous
Pour chaque automatisation, nous écrivons ce que l’agent fait seul et ce qu’il vous soumet. Une écriture comptable ou un paiement passent par défaut par une validation humaine.
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Branchement sur vos outils
L’agent travaille dans ce que vous utilisez déjà, par exemple Google, Microsoft, Odoo, Salesforce ou HubSpot. Vos équipes gardent leurs habitudes.
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Mise en service et ajustements
Nous démarrons sur un premier processus, avec vos documents réels. Nous corrigeons les règles à partir des cas particuliers que vos équipes rencontrent.
Exemple type
Un scénario type : les factures fournisseurs
Le contexte
Prenons une PME où une personne reçoit les factures fournisseurs par courriel, les ouvre une à une, recopie les montants et les références dans l’outil comptable, puis classe chaque document dans le bon dossier.
Ce que nous mettrions en place
Un agent lirait chaque facture à son arrivée, en extrairait les informations utiles et préparerait l’enregistrement dans l’outil comptable. La personne vérifierait la proposition, la validerait et ne traiterait elle-même que les cas particuliers, comme une facture incomplète ou un fournisseur inconnu.
Ce que vous recevez
- Des automatisations en service, branchées sur vos outils et testées sur vos propres documents
- Les règles écrites de chaque automatisation, avec ce que l’agent fait seul et ce qu’il vous soumet
- La formation de vos équipes au contrôle des résultats et au traitement des cas particuliers
- Un suivi après la mise en service pour ajuster les règles à votre réalité
Questions fréquentes
Quelle différence entre l’automatisation classique et un agent IA ?
L’automatisation classique suit des règles figées ; elle peut cesser de fonctionner quand un document change de forme, par exemple quand un fournisseur modifie la mise en page de ses factures. Un agent IA s’appuie sur le contenu du document ; il peut retrouver l’information même si sa place a changé. Il peut aussi se tromper, et c’est pourquoi vos équipes contrôlent le résultat.
Quelles tâches peut-on automatiser ?
Celles qui se répètent et suivent une logique stable, comme le traitement des factures et des documents entrants, la ressaisie entre outils, les rapports périodiques, les relances et le classement. L’audit sert à vérifier lesquelles valent la peine chez vous.
L’agent peut-il valider un paiement ou une écriture comptable tout seul ?
Non, sauf si vous le décidez. Pour tout ce qui engage votre entreprise, la validation humaine reste la règle. L’agent prépare le travail et vos équipes confirment.
Faut-il changer nos logiciels ?
En principe, non. L’agent se branche sur vos outils existants. Si l’un d’eux ne peut pas être connecté, nous vous le disons pendant l’audit, avant tout développement.
Que deviennent nos documents et nos données ?
Nous ne revendons pas vos données et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles. Nous signons un contrat de traitement des données et nous vous indiquons, avant le démarrage, où elles sont hébergées et par quels services elles passent.
Combien coûte l’automatisation d’un processus ?
Le prix dépend du nombre de processus et d’outils concernés. Il est chiffré à l’issue de l’audit, qui est le point de départ de toute mission et qui est proposé à partir de 800 € HTVA.
Commencez par un audit
Nous identifions les tâches qui vous coûtent le plus et nous estimons ce qu’un agent IA peut vous rendre. Vous repartez avec une feuille de route, que vous travailliez ensuite avec nous ou non.